ICS 35.240.30 CCS L 70 3304 浙江省嘉兴市 地方 标准 DB 3304/T 100—2023 流动人员人事档案数字化规范 Specification for digitalization of personnel archive of floating population 2023 - 08 - 30发布 2023 - 09 - 30实施 嘉兴市市场监督管理局 发布 DB 3304/T 100 —2023 I 目次 前言 ................................ ................................ ................. II 1 范围 ................................ ................................ ............... 1 2 规范性引用文件 ................................ ................................ ..... 1 3 术语和定义 ................................ ................................ ......... 1 4 基本要求 ................................ ................................ ........... 1 5 归档要求 ................................ ................................ ........... 2 6 归档操作 ................................ ................................ ........... 2 7 数据交换 ................................ ................................ ........... 6 8 安全管理 ................................ ................................ ........... 8 附录A（规范性） 流动人员人事档案归档材料和要求 ................................ ...... 10 附录B（规范性） 类号信息集 ................................ .......................... 17 附录C（规范性） 录入指示 ................................ ............................ 18 附录D（资料性） 流动人员人事档案数字化验收登记表（样式） ............................ 20 附录E（资料性） XML文件定义描述 ................................ .................... 21 附录F（规范性） 基本信息填写规范 ................................ .................... 23 参考文献 ................................ ................................ ............. 31 DB 3304/T 100 —2023 II 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由 嘉兴市人力资源和社会保障局 提出、归口并组织实施。 本文件起草单位： 海宁市人力资源和社会保障局 、嘉兴市人力资源和社会保障局 、杭州简臻标准技 术有限公司。 本文件主要起草人： 金毅、赵宇钟、俞茵荔、胡小容 、梁艳华、杨赛赛 。 DB 3304/T 100 —2023 1 流动人员人事档案数字化规范 1 范围 本文件规定了流动人员人事档案 数字化的基本要求 、归档要求、 归档操作 、数据交换 和安全管理 等 内容。 本文件适用于 流动人员人事档案数字化 工作。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 2261.1 个人基本信息分类与代码 第1部分：人的性别代码 GB 3304 中国各民族名称的罗马字母拼写法和代码 GB/T 7408 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 GB 11643 公民身份号码 GB/T 18788 平板式扫描仪通用规范 GB/T 32623—2016 流动人员人事档案管理服务规范 GB/T 33870—2017 干部人事档案数字化技术规范 GB/T 35273 信息安全技术 个人信息安全规范 GB/T 41574 信息技术 安全技术 公有云中个人信息保护实践指南 SJ/T 11292 计算机用液晶显示器通用规范 3 术语和定义 GB/T 32623 —2016、GB/T 33870 —2017界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 人事档案数字化 digitization of personnel archive 采用扫描仪等设备对人事档案进行数字化加工，将其转化为可存储在 政务云、硬盘 等存储介质上， 并能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程。 [来源：GB/T 33870 —2017，3.1，有修改。 ] 3.2 档案信息 achival information 档案中的文字、表格、照片、图章等有效信息。 [来源：GB/T 33870 —2017，3.2，有修改。 ] 4 基本要求 真实性 4.1 4.1.1 档案数字化前，应对人事档案进行整理、审核，合格后提交。 DB 3304/T 100 —2023 2 4.1.2 档案数字化时，不准许对档案原始信息进行更改，过程应 可查询、可追溯 。 4.1.3 档案数字化后，应与纸质档案内容一致。图像应保留原纸张颜色、污损情况和文字修改痕迹等 原始信息。 完整性 4.2 应符合GB/T 33870 —2017中4.1.2的规定。 可用性 4.3 应符合GB/T 33870 —2017中4.1.3的规定。 安全性 4.4 4.4.1 应建立身份认证体系、加密存储体系及数据流传输方式等安全保密管理 机制。 4.4.2 档案图像数据应不被非法利用、更改或销毁。 个人数据安全应符合 GB/T 35273 、GB/T 41574 的要求。 4.4.3 档案原件应不受损毁。 4.4.4 应建立环境、档案实体、设备设施、 数字档案 管理信息系统等安全管理机制 。 5 归档要求 档案整理应符合 GB/T 32623 —2016第7章的要求。 5.1 流动人员人事档案分类应符合 GB/T 32623—2016中7.2.1的规定。 5.2 档案材料 应按形成时间先后排序， 第4-1类和第六类材料先按重要程度、 再按形成时间排序。各 5.3 类别对应的归档材料和要求应符合附录 A的规定。 参考类材料 按档案材料形成时间先后排序 ，可包括： 5.4 a) 人事档案报送、审核工作材料：人事档案报送单 、转递通知单 、人事档案有关情况说明等材 料； b) 学校录取通知书 、中学生素质资信证书 等； c) 身份证复印件，户口簿复印件；学历、学位复印件（无原始学历材料） ；为期两个月以下的 培训材料、培训材料复印件 ；专业技术职务资格证书复印件、职业资格证书复印件； 奖状、 荣誉证书复印件 、劳动合同复印件等各类非原件材料； d) 接收档案时填制的《材料缺少清单》； e) 团员介绍信、党员介绍信、 入党阶段思想汇报 等入团、入党的材料、除 十大类内容外其余 放 参考类材料 ，未完成预备党员转正的党员相关材料 放参考类材料 ； f) 档案中有原始材料的重复件； g) 材料内容属于十大类，但材料本身尚未完成审批 ，待完成审批后整理归档的材料 。 6 归档操作 建库 6.1 6.1.1 人员建库 6.1.1.1 人员基本信息集 DB 3304/T 100 —2023 3 6.1.1.1.1 人员基本信息集用于描述某人自然属性和社会属性中最基本的信息。该信息集应具有唯一 性，是单记录信息，每一记录对应一个人。 6.1.1.1.2 人员基本信息集的编码为 ZS000001 。该信息集至少由 6个必备信息项 组成，各信息项应符 合表1的规定。 6.1.1